Штат компании MICE Direсtions невелик – около 50 человек, но собраться всем вместе в офисе им удается не чаще, чем несколько раз в году. Компания специализируется на организации мероприятий по всей России, потому удаленная работа здесь в порядке вещей. Как компании удалось добиться 100% синхронности действий сотрудников рассказывает генеральный директор компании Николай Коффт.

Работа «в поле» не проблема — мобильный офис всегда под рукой

Работа вне офиса не должна ограничивать возможности сотрудника. Даже за сотни километров от своего стола он должен быть столь же эффективен, как и на рабочем месте, и располагать всеми возможностями для выполнения текущих задач. А следовательно — иметь постоянный доступ к корпоративной информационной системе. «Наши менеджеры прекрасно знают, что даже самые неблагоприятные условия на площадке не могут служить оправданием. Но и я, предъявляя своим подчиненным жесткие требования, обязан предоставить им все необходимые инструменты для работы», — рассказывает генеральный директор компании Николай Коффт.

Организация мероприятий связана с решением целого комплекса проблем. Ведь это не только сам ивент. Необходимо обеспечить решение множества задач — от разработки сценария и подготовки площадки, до доставки на нее грузов, организации поездок представителей компаний-клиентов и т.д. Каждый проект компании подразумевает командную работу целого коллектива, члены которого должны четко координировать свои действия в соответствии с оперативной информацией, которая обновляется практически ежеминутно.

Координация «на лету»

Но как обеспечить одновременный доступ к ней для целой команды, если один из ее членов может находиться за целую тысячу километров от другого? С этой проблемой в MICE Directions справились, внедрив Microsoft Dynamix CRM Online, — систему, доступную каждому из сотрудников в режиме 24х7, где бы он ни находился. Каждый из них, решая свои задачи, дополняет карточку проекта, обновленная информация тотчас появляется на экране всех заинтересованных менеджеров. По сути, все они координируют свое взаимодействие «на лету», не тратя времени на согласования и отдельное информирование каждого.

MICE Direсtions нуждалась прежде всего в инструменте, который обеспечивал доступ к актуальной информации всем сотрудникам. Работа над проектом отличается высокой динамичностью, и ситуация меняется иногда ежеминутно. До внедрения CRM Online случались «накладки»: члены рабочей группы дублировали друг друга, опаздывали с решениями из-за плохой координации с коллегами, оперировали устаревшей информацией. Естественно, случались и срывы сроков, и снижение качества работы. Теперь же проектные группы стали гораздо эффективнее.

«Мы добились не только повышения качества труда и отдельных менеджеров, и команды в целом, Существенно упростилась жизнь наших специалистов. Теперь им не приходится тратить время на согласование информации между собой. Из нашей работы исчезло такое явление, как «испорченный телефон», — говорит Николай Коффт.

Вместе с CRM Online у MICE Directions появился еще один рабочий инструмент. Чтобы иметь возможность полноценно работать с документами на любых устройствах, сотрудники используют Office 365. Это решение было внедрено одновременно с CRM Online и стало отличным дополнением для корпоративной информационной системы. Единая почта, средства работы с документами, возможность в реальном времени работать с ними коллективно — все это обеспечивается облачным Office. Все изменения, вносимые одним сотрудником, сразу же становятся доступны всем членам команды.

С коллегами — как с друзьями

И, наконец, третье решение, использованное MICE Directions. Сотрудникам компании остро необходимо единое средство коммуникации. Безусловно, и электронная почта, и телефон, и мессенджеры всегда в распоряжении менеджеров. Но возможность коллективного обсуждения рабочих проблем и обмена информацией наиболее полно реализована в корпоративной социальной сети — Yammer. Это аналогичная соцсетям в интернете рабочая социальная сеть конкретной организации. Руководитель может создать группу для обсуждения проблем, связанных с проектом, оперативно информировать менеджеров об изменениях, ставить новые общие задачи. Более того, можно дать доступ к материалам социальной сети и представителям компаний-заказчиков. Вместе с Yammer в MICE Directions получили сразу и площадку для обсуждения рабочих вопросов, и средство обратной связи с клиентами.

«Обычно серьезные перемены в корпоративной инфраструктуре принято объяснять еще и стремлением оптимизировать затраты. Признаться, мы даже не рассматривали эту проблему, когда принимали решение о внедрении CRM Online, Office 365 и Yammer. Мы остро нуждались в том, чтобы быстро повысить эффективность работы и отдельных менеджеров, и команды в целом. Но то, как быстро удалось достичь результата, меня даже удивило. Всегда актуальная информация, отличное взаимодействие людей, разделенных сотнями километров, — для всего этого оказалось достаточно трех простых и недорогих решений», — делится впечатлениями Николай Коффт.