Современные технологии оказывают все большее влияние на различные индустрии. Даже те виды бизнеса, которые, на первый взгляд, не зависят от ИТ, становятся высокотехнологичными. Когда речь идет об архивах, нам сразу представляются полки с папками и архивариус в нарукавниках. Казалось бы, что может быть более незыблемым и неизменным, независимым от течения времени? Однако ИТ изменили и эту отрасль. Компания "ОСГ Рекордз Менеджмент" (специализируется на управлении документами) уверена, что архивный бизнес – это очень современно. Организация смогла предложить клиентам принципиально новые услуги и тем самым повысить свою конкурентоспособность. Произошло это благодаря пристальному и постоянному вниманию руководства к возможностям, которые предоставляют быстро развивающиеся технологии. Как шаг за шагом бизнес осваивал новые горизонты, рассказывает президент компании "ОСГ Рекордз Менеджмент" Кшиштоф Бобровски.

Становление компании "ОСГ Рекордз Менеджмент" в России началось в 1998 г., когда рынок нуждался в профессионалах, которые приведут в порядок архивы, с соблюдением всех законодательных норм. Систематизация и хранение большого количества бумажных документов – сложная задача, для осуществления которой важно привлечь высококлассных специалистов, чье время дорого стоит. Кроме того, клиентам всегда требуется быстрая и качественная работа, в том числе проверка документов с точки зрения подлинности, полноты данных и т.п. Поэтому руководство компании делает ставку на технологии, которые позволяют вывести бизнес на качественно новый уровень.

Инновации для документов

Архивная индустрия в России, на момент появления компании на рынке, не была знакома с технологиями. При этом работа с бумажными документами – очень трудоемкий процесс. кроме того, хотелось повысить эффективность и конкурентоспособность бизнеса, предложив клиентам принципиально новые услуги. Поэтому руководство ОСГ постоянно отслеживало возможности, которые открывались по мере развития информационных технологий. "Наша главная задача как любого архивариуса – хранить документы в корректном виде и оперативно предоставлять их по запросу владельца, – рассказывает президент "ОСГ Рекордз Менеджмент" Кшиштоф Бобровски. – Понятно, что обмен бумажными документами – процесс не настолько быстрый, как порой хочется клиенту. Да и нужны оригиналы не так уж часто. Так родилась идея поставить бизнес на технологическую основу. В 2007 г. мы начали искать новые возможности".

Проанализировав ситуацию, руководство компании приняло решение создать новую услугу – электронный архив (е-Архив). В качестве полигона для экспериментов было выбрано собственное хранилище документов. "Сперва мы построили архив в виде системы управления данными (СУБД) на базе MySQL, но объем информации быстро рос, и технология работала все медленнее. Тогда мы перешли на платформу управления данными Microsoft SQL Server, которая обеспечивала доступ к нужному документу в течение считанных секунд", – вспоминает Кшиштоф Бобровски.

2008 г. стал переломным: новая услуга была выведена на рынок. Для этого были организованы электронные архивы клиентов – отдельные хранилища на базе Microsoft SQL Server. "Клиент получает доступ к любому документу в любое время, в любом месте, на любом устройстве. е-Архив позволяет просмотреть документ, отредактировать, согласовать и поделиться им с коллегами. Каждый авторизированный сотрудник имеет свой кабинет в системе с разграниченными правами доступа, – поясняет Кшиштоф Бобровски. – Руководитель компании может иметь доступ ко всем документам и выполнять с ними любые действия, главный бухгалтер – просматривать договоры и согласовывать счета, а, например, секретарь – только просматривать входящую корреспонденцию".

Сегодня информация хранится в трех архивах: бумажном, электронном и резервном, резюмирует ИТ-директор "ОСГ Рекордз Менеджмент" Сергей Комаревцев. Клиентам организуется доступ к их документам через интерфейс системы по сети интернет.

Новый виток развития

Появление электронного архива позволило бизнесу не просто сделать рывок, а кардинально измениться, предложить клиентам новые услуги и возможности. По сути, ОСГ проводит разнопрофильный аудит документов по запросу клиентов. "Мы не просто храним документы. На многих из них мы регистрируем метаданные, например, номер симкарты, номер банковского счета и многое другое, – говорит Кшиштоф Бобровски – Большинство электронных документов – это отсканированные копии, которые мы анализируем для наших клиентов. Мы сверяем правильность заполнения полей, проверяем цвет печати, наличие всех необходимых подписей".

Все перечисленные задачи максимально автоматизируются с помощью собственных программ ОСГ, написанных на базе Reporting Services, но также дополнительно применяется и ручная обработка. "Платформа Microsoft SQL Server хорошо показала себя, и мы разместили на ней все наши ИТ-решения: 3 архива, учетную систему на базе 1С", – говорит Сергей Комаревцев. Так, в течение всего одного года электронный архив внедрили в свои бизнес-процессы сотни компаний из различных отраслей по всей России и е-Архив стал одной из ключевых услуг, предоставляемых "ОСГ Рекордз Менеджмент". В следующем репортаже мы расскажем о том, как технологии помогли дальнейшему развитию компании.