Компания «АБИ Молл» задалась целью уменьшить простои в работе. Нужно было организовать слаженную работу 250 сотрудников, работающих не только в офисе, но и «в поле». Арендованное программное обеспечение помогло быстро и экономически эффективно организовать единую среду для общения внутри компании.

Динамично развивающаяся компания «АБИ Молл» занимается девелопментом и управлением коммерческой недвижимостью во Владимирской области. Ключевой проект компании – комплекс «Мегаторг», крупнейший торговый объект региона, играющий значительную роль в жизни людей и города. Это поистине законодатель местной моды. Без постоянного совершенствования бизнеса эту планку трудно держать. «АБИ Молл» построила систему объединенных коммуникаций на базе сервисов Exchange Online и Lync Online. Теперь многие важные вопросы в компании решаются в 2 раза быстрее. Благодаря технологиям деловое общение стало проще, понятней и доступнее.

Когда «быстрее» значит «лучше»

«АБИ Молл» приходится вести свой бизнес в высоко конкурентной среде. Поэтому вопрос повышения эффективности работы сотрудников – далеко не праздный. Компании предстояло сделать так, чтобы 250 специалистов работали как слаженный механизм. Потребовались новые технологии, чтобы объединить компьютеры, планшеты и смартфоны работников в единое пространство для общения.

«Идея объединить все коммуникации в одну витала в воздухе достаточно давно», – говорит Андрей Золотов, начальник отдела развития и автоматизации бизнес-процессов «АБИ Молл». – Более дурное и неочевидное средство общения, чем обычный телефонный аппарат, представить себе сложно. Очень хотелось от этого уйти». К реализации задуманного наконец подтолкнули бурный рост холдинга, а также внедрение в компании проектного и процессного управления – все это потребовало качественно нового подхода к коммуникациям.

Выбор пал на Office 365 – пакет офисных программ, предоставляемых в виде сервиса. Такое решение напрашивалось само, так как компания уже успешно применяла другие технологии Microsoft. В качестве сервера электронной почты использовался MS Exchange 2007, для организации электронного документооборота и корпоративного портала – MS Sharepoint, приложения MS Office применялись в качестве основных рабочих инструментов.

«После перехода на Office 365, в частности сервисов для объединенных коммуникаций Exchange Online и Lync Online, мы получили стабильную и технологичную площадку для организации эффективного взаимодействия», – рассказывает Андрей Золотов. Единое пространство для общения наконец вышло за пределы офиса и теперь охватывает мобильные устройства сотрудников. Созданная система мгновенных коммуникаций обеспечила обмен текстовыми сообщениями и открыла новые возможности голосовой и видеосвязи, включая проведение групповых конференций.

Теперь очень многие вопросы решаются более эффективно, так как сотрудникам удалось минимизировать «пустое время» в ожидании ответов коллег. Раньше, по оценкам администрации холдинга, сотрудники теряли до 5% рабочего времени на организацию общения.

Только благодаря сервису объединенных коммуникаций Lync (регламенты бизнес-процессов не менялись) заключение некоторых видов договоров ускорилось в 2 раза. Время, которое тратилось на обсуждения в проектных группах, сократилось на 50%-70% в зависимости от размера – чем больше группа, тем существеннее экономится время. В «АБИ Молл» подсчитали, что при реализации одного из этапов текущего проекта реальная экономия времени достигла 10 человеко-часов. «Это позволяет говорить об окупаемости системы даже в рамках одного проекта», – радуется Андрей Золотов.

Всегда зеленые

Конечно, в переходный период у некоторых сотрудников возникали трудности с освоением системы, но тяжело в ученье – легко в бою, не скрывают в компании. Достаточно быстро была достигнута высокая вовлеченность сотрудников в работу в системе. Через месяц после внедрения приложений для корпоративного чата, голосовой и видеосвязи ими уже пользовались больше половины сотрудников, и их число только растет. Цифры говорят о том, что сервис оказался действительно востребован.

Особое значение в компании приобрел «зеленый» статус сотрудника в Lync. По сути, внедрение современных технологий коммуникаций дало старт новой корпоративной культуре общения. Работники «АБИ Молл» – современные и энергичные люди – с удовольствием пошли на расширение своего коммуникационного поля. Теперь сотрудники стараются не звонить друг другу, а писать, будучи уверенными, что сообщение будет обязательно прочитано.

Благодаря тесной интеграции со всей остальной инфраструктурой компании новая система стала в конечном счете еще одним инструментом управления. Например, Lync помогает делать напоминания о необходимых действиях в системе электронного документооборота. К тому же общение сотрудника с коллегами фиксируется, что тоже дисциплинирует.

Железная экономия

«Проект внедрения системы объединенных коммуникаций на основе ИТ-сервисов Microsoft позволяет наиболее эффективно решить проблему растущих издержек на коммуникации», – рассказывает Алексей Чернов, директор по развитию информационных технологий «АБИ Молл».

В компании подсчитали, что на аналогичную систему на собственных аппаратных мощностях (с учетом подписки на обновления и трудозатрат на администрирование и поддержку системы) за 10 лет компания израсходовала бы около i7 млн. Затраты на ИТ-сервис за аналогичный период составляют i3,5 млн. На старте внедрение обошлось компании в i380 тыс. против i1,5 млн на аппаратное решение (экономия уже составила i1,22 млн.) За лицензии на 150 рабочих мест «АБИ Молл» платит i1000 в день.

Кроме этого «АБИ Молл» получил сервис коммуникаций с доступностью 99,99% – показатель, недостижимый на собственных аппаратных мощностях. «Поддерживать своими силами доступность с тремя девятками очень дорого», – говорит Андрей Золотов.

Подписка на ИТ-сервисы избавила компанию от необходимости постоянного мониторинга серверов с офисными приложениями. По подсчетам специалистов холдинга, ПО в аренде помогло исключить из ИТ-инфраструктуры «АБИ Молл» слабые звенья дорогого и сложного оборудования. Сотрудники получили возможность не заниматься обеспечением отказоустойчивости аппаратной платформы, а сосредоточиться на развитии функционала, предоставляя бизнесу только качественные и по-настоящему актуальные услуги.

«Живой» пример

Консалтинговую поддержку при внедрении оказала компания «Фортис», имеющая статус партнера Microsoft и обладающая широкими компетенциями в области внедрения линейки продуктов MS Office 365 и Azure. Пока нельзя сказать, что аренда ПО широко распространена в регионах, тем не менее склонить руководство «АБИ Молл» к выбору именно сервисной модели было несложно – помог собственный пример.

«Нам было очень легко продемонстрировать преимущества ИТ-сервисов. Мы просто показали со всеми нюансами, как проходит коммуникация между нашими сотрудниками. Живой пример оказался действенным», – вспоминает Дмитрий Петряев, директор по развитию компании «Фортис».

Консультанты «Фортис» совместно со специалистами «АБИ Молл» разработали коммуникационную модель взаимодействия сотрудников компании и определили требуемый функционал. С учетом этого подбирались продукты Microsoft. «Предлагая решения, мы исходили из задач заказчика – уменьшение стоимости владения ИТ-инфраструктурой и снижение затрат на первоначальное развертывание системы, – говорит Дмитрий Петряев.

Подбор тарифного плана оказался непростой задачей, признается Андрей Золотов, и здесь помощь консультантов очень пригодилась. В итоге был сделан оптимальный выбор, считают в компании: спустя полгода возможностей системы хватает, как и было запланировано.

В сотрудничестве с «Фортис» Андрею Золотову особенно понравилось четкое соблюдение сроков. После принятия решения о покупке лицензии сервис поставлялся уже через 2-5 дней.

Прощание с архаикой

Внедрение системы коммуникаций на основе Lync позволило компании по-новому посмотреть на бизнес-взаимодействие – оно стало проще, понятней и доступней, резюмирует Андрей Золотов. Теперь в холдинге появился, как минимум, еще один показатель роста в ИТ – увеличение доли многоточечных конференций, что делает существующие бизнес-процессы в целом еще более эффективными.

Мечта ИТ-руководства «АБИ Молл» постепенно сбывается. Архаичных телефонных аппаратов становится все меньше. В рамках плановой модернизации их место постепенно занимают веб-камеры, микрофоны и наушники. К слову, стоимость комплекта такого оборудования не превышает цену обычного телефона.

Первый опыт использования ИТ-сервисов в компании оценивают как успешный. В числе стратегических планов компании Андрей Золотов назвал перенос корпоративного портала компании на арендованную инфраструктуру.