Компания «Мелстон», специализирующая на проектировании, строительстве, оснащении и обслуживании автозаправочных станций всех типов, активно развивала сеть представительств в России и за рубежом. Увеличение штата привело к существенному росту затрат на информационные технологии. На открытие новых офисов требовались месяцы, что не соответствовало, ни планам компании, ни рыночной ситуации. Кроме того, бурный рост штата вызывал сложности в общении между сотрудниками: большинство из них даже не были знакомы друг с другом. Новый управленческий подход позволил компании экономить до i10 млн в год. «Мелстон» оптимизаровал собственные ИТ-активы, взял в аренду офисное программное обеспечение и необходимые инфраструктурные мощности, существенно сократил затраты на техническое обеспечение своих региональных представительств.

Новый офис за неделю

Активно расширяясь, компания «Мелстон» столкнулась с проблемой масштабирования необходимых ей ИТ-инструментов: необходимо было увеличить количество и размеры почтовых ящиков, обеспечить сотрудников средствами связи, резервировать пользовательские данные, выстроить систему внутренних коммуникаций.

Важно было создать единое информационное пространство для всех представительств, не зависящее от центрального офиса и провайдеров связи. Все это требовало ресурсов, как финансовых, так и временных. И тогда было принято решение начать использовать информационные технологии как сервис. Выбор пал на решения Microsoft Office 365 и Microsoft Azure.

Для того, чтобы создать рабочие места в новом офисе, ИТ-специалистам «Мелстона» теперь нужна всего одна неделя: подобрать подходящего интернет-провайдера, привезти и установить ПК. Только за один месяц работы по новой схеме «Мелстон» открыл 10 новых офисов в разных регионах и подключил к сети более полутора сотен пользователей.

За счет снижения нагрузки на серверы, ИТ-департамент повысил надежность и безопасность данных, сделав их доступными 24/7. Теперь можно быть уверенным, что письмо с презентацией, весящее несколько мегабайт, не парализует работу целого офиса, а запись телефонного разговора всегда можно подгрузить в Lynс.

«Все коммуникационные сервисы остаются доступны для всех регионов и всех удаленных пользователей даже при отключении нашего собственного дата-центра. Для сотрудников теперь не проблема поработать из дома в случае необходимости – все данные надежно защищены, нет нужды пользоваться сомнительными способами их передачи. И кроме того, человек, находясь вне офиса, может пользоваться тем же функционалом, что и на работе: к его услугам Mailbox, Lync, OneDrive, SharePoint», – рассказывает Андрей Балякин, директор по информационным технологиям группы компаний «Мелстон».

Успешные бизнес-проекты, которых могло и не быть

Стремясь «подружить» сотрудников, в «Мелстоне» наряду с Office 365 начали использовать Yammer. Этот сервис позволяет создать внутрикорпоративную социальную сеть, которая облегчает общение внутри компании, стимулирует активность сотрудников, а также повышает их лояльность. Новый подход к коммуникации позволил выявить неформальных лидеров, улучшить взаимопонимание между сотрудниками и руководителями и повлиял на развитие творческой инициативы.

«Очень быстро сотрудники включились в строительство социальной сети. «За пару месяцев к ней подключилось около 330 человек, причем 80% из них сразу стали активными пользователями. Это важно, особенно для таких компаний, как наша. Мы работаем во всех регионах страны и за рубежом, при этом де факто в разных отраслевых сегментах. При этом численность сотрудников скоро подойдет к 1500 человек. Обсуждаются самые разные вопросы. Пока людей больше интересуют темы, не связанные с профессиональной деятельностью: хобби, увлечения, благотворительность. Но есть и группы, важные для бизнеса компании: «Мир идей», «Бережливое производство», «Обсуждение вопросов технического обслуживания», – комментирует ситуацию Дмитрий Осинцев, заместитель генерального директора по управлению дочерними компаниями «Мелстон». – Особенно эффективны дискуссии между руководителями и сотрудниками. С того момента, как сотрудники стали активно пользоваться программой Yammer, в компании реализовано несколько успешных проектов, которые ранее просто могли бы не произойти, просто потому, что о них никто не знал. В целом Yammer – это больше про корпоративную культуру, нежели про бизнес. Есть минусы и плюсы. Мы пока находим больше плюсов для развития нашей компании».

Скорость и экономия

Развивая сеть региональных представительств, «Мелстон» теперь не тратит значительные средства на закупку дорогого оборудования и его обслуживание, а в случае необходимости может без труда увеличить необходимые мощности до нужных объемов. Использование сервисов Office 365 и Azure позволяет сделать это безболезненно.

После замены классической архитектуры построения сети компании (защищенный периметр локальной сети в каждом офисе) на защиту периметра ПК и подключение к ресурсам компании через Интернет через шифрованный VPN канал (по технологии Microsoft Direct Access), «Мелстон» получил и независимость в выборе интернет-провайдера и готовность к масштабированию в считанные часы. Новый набор инструментов помогает не только организовывать многопользовательские аудио и видео конференции, самостоятельно создавать форумы и группы для совместной работы, но и при необходимости работать удаленно также прозрачно для пользователя, как он это делает из офиса.

«Для реализации такого комплексного проекта мы обратились в «Корус Консалтинг» – компанию, которая не первый год специализируется на реализации сложных и не стандартных проектов, – комментирует ситуацию Андрей Балякин. – Немаловажным фактором в принятии решения стала и конкурентная стоимость всего пакета. И, конечно, соглашение о поддержке со стороны профессионалов Microsoft, предоставляющих гарантии бесперебойной работы своих облачных сервисов. Приятно осознавать, что в случае внештатных ситуаций, на помощь придет целая команда опытных специалистов».