Компания «Новый город» остро нуждалась в замене программного обеспечения: имеющееся стремительно устаревало, а семь сотен документов, ежедневно создаваемых сотрудниками, требовали унификации стандартов. Задача найти экономное и качественное решение не показалась менеджменту компании неразрешимой: Office 365 стал инструментом решения проблем.

Ни минуты простоя

В «Новом городе» не могут позволить себе даже минуты неэффективного использования времени: динамичная компания работает так, чтобы в непростые экономические времена не только сохранить, но и упрочить положение на рынке.

«Составление коммерческого предложения для клиента теперь занимает не сорок-пятьдесят минут, а десять: «болванка» в Publisher позволяет использовать готовый шаблон, лишь вставляя нужные данные по новому клиенту. Скорость отправления коммерческого предложения буквально молниеносная, что, конечно, не может не произвести впечатления на клиента», – говорит Александр Крят, ведущий менеджер отдела продаж «Нового города». Система электронного документооборота Директум, взаимодействуя с MS Office в режиме реального времени отображает все задачи и статусы по клиентам, позволяет быть оперативными и реагировать на запросы тогда, когда это удобно – при этом система не даст сплоховать и забыть про «задачку».

О заказчике: Компания «Новый город» является одним из ключевых поставщиков строительных материалов в Псковской области и включает помимо офиса стройбазу и два магазина.

О партнере: ГК «Формоза» – комплексные современные решения в ИТ-сфере: от автоматизации бухгалтерского учета до систем дистанционного мониторинга пожаров. Предоставляем полный спектр услуг: от выездной заправки картриджа до внедрения и сдачи «под ключ» всей информационно-организационной структуры предприятия (включая серверные, сети, видеонаблюдение, телефонию, лицензии ПО и все сопроводительные документы).

Настоящими любимцами сотрудников «Нового города» стали Exchangе и SharePoint: в хранилище созданы папки по всем проектам, в которых хранится документация, используемая разными отделами, комментарии по ходу выполнения работ, а также реквизиты для бухгалтерского учета и логистические тонкости. Архив и удобный поиск по нему – то, что больше всего ценят люди, привыкшие работать одновременно с несколькими проектами и компаниями. Exchangе же позволяет оперативно обмениваться нужной информацией, узнавать, не в отпуске ли коллега из другого департамента, и вовремя поздравить его с днем рождения.

Дмитрий Хитрый, бизнес-аналитик и менеджер проектов компании «Новый город», отмечает: оборот компании с момента внедрения пакета Office 365 вырос на 40 % – при сохранении фонда оплаты труда на прежнем уровне. «Экономия рабочего времени колоссальная: так, только на очередь в кабинет к директору каждый из нас тратил в среднем по 12 минут в день. Теперь это занимает секунды и без покидания рабочего места: Microsoft Lync позволяет задавать вопросы, минуя секретаря», – делится Дмитрий.

«Поговорить» сотрудники «Нового города» могут в Lync: в Microsoft Outlook автоматически создается специальная папка – «Журнал бесед», где сохраняются все рабочие запросы, их дата и время и дата и время ответа. Ведется строгий контроль оперативности и промедление могут спросить достаточно строго. К тому же, такая система существенно снижает число повторов и переспрашиваний: менеджеру, получившему вопрос от бухгалтера, не нужно судорожно искать листок и ручку, чтобы записать данные запрашиваемого контрагента и, ошибившись, перезванивать ему для уточнений.

Но больше прочего коллектив «Нового города» оценил возможность работать удаленно: «Эта опция для нас очень важна: много встреч, много поездок – мы практически две трети времени находимся вне офиса, и иметь возможность доступа ко всем документам, положениям – очень удобно. По сути, мой рабочий компьютер всегда со мной, достаточно авторизоваться в браузере как пользователь Microsoft Office и пожалуйста: коллеги в чате и документы в папках, все, как «дома», – говорит Александр Крят.

Белое, недорогое и надежное

Дмитрий Хитрый вспоминает, что вопрос «Microsoft или нет» не стоял: компания уже была известна руководству «Нового города» как надежный партнер с хорошей системой поддержки. Сыграли свою роль стоимость пакета – важно было сохранить сэкономленные на модернизации ресурсы, а не покрыть ими расходы на внедрение. «Нашим активом стали порядка двухсот тысяч, которые мы не вложили в апдейт прежней системы, выбрав вместо нее помесячную аренду лицензий Office. Эти деньги мы смогли пустить на операционку и заработать еще сверху. Такое положение дел устроило всех», – говорит менеджер по развитию «Нового города».

Концепция гибкой масштабируемости также отвечала потребностям бизнеса: в течение 10 минут подключить нового пользователя или, при необходимости (например, увольнении) лишить права доступа к системе также быстро. «Важно и то, что мы экономим время на обучении сотрудников – оно не нужно, тк интерфейс Office 365 привычен и понятен. Для типичных вопросов у нас есть специальная папка в SharePoint. Это с виду «мелочи», но когда тебе не приходится ежедневно отвлекаться на повторяющиеся запросы – поверьте, это существенно влияет на эффективность труда», – делится секретом Дмитрий.

Партнер Microsoft в Пскове – ГК «Формоза» помог проекту реализоваться в кратчайшие сроки: с марта по май 2013 г. Процесс никак не сказался на работе компании и не потребовал приостановки бизнес-процессов.

Пятьдесят человек, производившие до семисот файлов в день, оказались, наконец, объединены четкой инфраструктурой, регламентирующей не только расширение документов, таблиц, презентаций и отчетов, но и порядок их хранения и передачи. Примерное время, сэкономленное на поиске нужных файлов, составляет три с половиной минуты. Выстроенная система документооборота больше не угрожает потерей конфиденциальных данных контрагентов: все они защищены в соответствии с мировыми стандартами работы Microsoft.

«Нам удалось решить задачи бизнеса, не пренебрегая возможностями его бюджета, – резюмирует Дмитрий Хитрый. – Забавно, что первое время ряд приложений из пакета Office, например SharePoint и Lync, казались нам избыточными. А сегодня мы просто не представляем ежедневную работу без них».

Елена Куликова