Корпоративный почтовый сервис Microsoft Exchange Online позволил группе компаний BBDO, одному из лидеров рекламно-коммуникационных услуг, не только значительно сэкономить, но и повысить эффективность бизнес-процессов. Теперь, где бы ни находился сотрудник: в офисе, дома, в кафе или командировке, – он всегда может подключиться к решению бизнес-задач, главное, чтобы был интернет-доступ.

В наши дни любое преимущество перед конкурентами может стать решающим фактором для успеха. Компании ищут преимущества для своего бизнеса в любой области: скорость реакции на изменения, гибкость бизнес-процессов, оптимизация затрат.

Программное обеспечение, взятое в аренду, поможет добиться ощутимых результатов и в эффективности работы команды, и в повышении производительности труда каждого сотрудника. ИТ-директор BBDO Group Александр Бойко считает, что за подходом «ИТ как сервис» – будущее. Его компания, один из лидеров российского рынка рекламно-коммуникационных услуг, активно использует Office 365, и Александр не понаслышке знает о выгодах, которые это дает бизнесу.

«Прежде всего, — отмечает он, — сервисы, приобретаемые в аренду, позволяют значительно выигрывать во времени развертывания. Даже крупным компаниям необходимо будет всего несколько дней, чтобы сделать сервис доступным для всех сотрудников. Для небольшого бизнеса этот срок измеряется часами и даже минутами. Недавно для нашего нового агентства весь сервис был «поднят» за 50 минут. Второе достоинство аренды — масштабируемость. К примеру, чтобы обеспечить необходимыми инструментами для работы нового сотрудника все, что нам нужно, – это оформить дополнительную подписку на Office 365».

Говорит Александр Бойко и об экономии затрат. По его словам, стоимость использования ПО при арендной схеме абсолютно предсказуема. Бизнес получил прогнозируемые затраты и возможность управления ими. Кроме того, компания выиграла и за счет того, что стала использовать высвободившихся ИТ-специалистов, которые раньше занимались обслуживанием ПО, на других «фронтах». При этом затраты на сервис перешли из капитальных в операционные.

Office 365 используется в российском офисе BBDO уже два года. «Мы получили заметную экономию уже в момент внедрения, — вспоминает Александр Бойко. — В компании как раз назрела необходимость замены почтовых серверов, и вместо того, чтобы тратиться на новую инфраструктуру, мы, просчитав все варианты, приобрели у Microsoft необходимый сервис При этом мы избавились от такой проблемы, как возможные сбои в работе сервера или ограничения, связанные с объемом и «весом» переписки». К примеру, до момента перехода на Office 365 в BBDO были ограничения на максимальный объем одного письма в 5 МБ. Да и хранить всю переписку не получалось — не позволяли технические возможности серверов.

Теперь же каждому сотруднику BBDO доступна вся переписка (включая ту, что была до перехода, за счет проведения миграции существовавших на тот момент данных). Ежедневный почтовый трафик компании составляет сегодня 150 Гб, а лимит ящика, вместо прежних 2 ГБ, увеличен до 50.

Вместе с Office 365 в BBDO компания также стала использовать сервисы, доступные в публичном облаке Microsoft Azure. Например, облачную версию решения Active Directory, которое позволяет получить доступ к корпоративной информации отовсюду, просто подключившись к интернету. Microsoft Azure сохранил преимущества бесшовной интеграции сервисов, вне зависимости от качества работы канала. Другим достоинством Office 365, является то, что его обслуживанием и поддержкой круглосуточно занимаются квалифицированные специалисты Microsoft. Это избавило от необходимости проводить установку обновлений на сервера, а новые возможности появляются автоматически. «Теперь работа стала и проще, и надежнее», — подчеркивает Бойко.

Переход в Office 365 сделал существенно легче и жизнь сотрудников, работающих «в полях». До перехода удаленный доступ к почте был у ограниченного круга сотрудников. Теперь же такой проблемы просто не существует – практически у каждого почта подключена на смартфоне, а у многих – на нескольких персональных устройствах. При этом выполняются все требования к безопасности: обмен информацией между облаком и устройством происходит в зашифрованном виде и защищен от перехвата, а встроенные в Office 365 средства позволяют заблокировать доступ в случае утери или кражи смартфона/планшета и удаленно очистить информацию с него.

«Говоря про возможности Office 365, не хотелось бы ограничиваться только корпоративной почтой. Используя Lync как часть нашей подписки на Office 365, сотрудники получили качественно новые возможности для общения с коллегами и клиентами в реальном времени с помощью мгновенных сообщений, аудио и видеоконференций. А «OneDrive for business» предоставил удобный сервис хранения файлов. И все это не потребовало капитальных вложений в инфраструктуру. Сейчас мы изучаем, какие другие опции Office 365 могут быть использованы для повышения эффективности нашей работы,— рассказывает Александр Бойко. – Интересно, что положительный опыт, полученный в данном проекте, стал стимулом для использования и других ИТ-услуг».