«Империя кадров» – ведущая клининговая фирма в Великом Новгороде – оказалась в знакомой многим сервисным компаниям ситуации. 20 менеджеров в офисе управляли 500 мастерами, работающими «в полях». Попытки получить полную картину того, кто и что делает в текущий момент, стоили времени, денег и нервов. Использование сервиса Office 365 помогло организовать управление сотрудниками на качественно новом уровне.

Клининговая компания «Империя кадров» из Великого Новгорода работала как все подобные ей организации. Менеджеры звонили мастерам, ставили задачи, проводили еженедельные совещания, на которые уходило не менее полутора часов. В результате какие-то поручения были забыты, о некоторых вопросах вообще не докладывали, потом приходилось разбираться... Изменить стиль управления помогли современные технологии.

Презентация новых управленческих возможностей, которые откроются перед менеджерами компании в результате использования сервиса Microsoft Office 365, вдохновила исполнительного директора «Империи кадров» Сергея Зубарева. Совместная работа, доступ к информации независимо от местонахождения и используемого устройства и другие преимущества, красочно представленные специалистом ИТ-компании «Платан» Георгием Иремадзе, очень понравились руководству компании. Кроме того, использование технологий по сервисной модели не требовало закупки оборудования, привлечения в штат ИТ-специалистов для его настройки и поддержки, что тоже было крайне привлекательным. И наконец, наличие в рамках подписки хорошо знакомых сотрудникам приложений – Word, Excel и PowerPoint – оказалось немаловажным и убедило менеджмент «Империи кадров» в необходимости начать использовать сервис от Microsoft. Решение было принято, и уже очень скоро компания начала жить по-новому: на внедрение ушло около двух месяцев.

Работа по-новому

Что поменялось в работе? Теперь менеджеры не «сидят» весь день на телефоне, а ставят задачи исполнителям прямо в почте. Входящий в пакет Office 365 Microsoft Exchange Online позволяет делать это в режиме реального времени: данные тут же синхронизируются и задача появляется у выездного сотрудника на смартфоне. (Некоторым мастерам устройства предоставила компания). Когда задача выполнена, работник также на смартфоне меняет ее статус.

Теперь менеджер видит актуальную картину того, чем занимаются подконтрольные ему мастера. Отслеживать выполнение задач стало проще, эффективность работы заметно повысилась. В компании не отказались от привычки собираться раз неделю, чтобы «посмотреть друг другу в глаза». Но теперь такие управленческие совещания занимают 20-30 минут, а не по полтора часа, как это было ранее.

Современный бизнес

Помимо автоматизации управления персоналом «в полях», внедрение Office 365 решило задачу оптимизации работы с клиентами. Сейчас создана единая база информации о заказчиках. Благодаря упорядоченному размещению информации взаимодействие с клиентами вышло на новый уровень, говорят в компании. Менеджеры, общающиеся с заказчиками, стали работать как единый механизм.

Сервисы OneDrive и OneNote помогли облегчить работу с информацией о клиентах и сократили время поиска нужных файлов. OneDrive позволяет хранить документы и фотографии и легко давать доступ другим пользователям к своим папкам. Сотрудники также начали пользоваться системой для ведения заметок OneNote. Она позволяет записывать текстовые и голосовые заметки, а потом просматривать или прослушивать их из любого места.

«Наличие конфигурируемого портала SharePoint является огромным преимуществом решения, на базе которого мы планируем дальнейшее развитие и организацию взаимодействия с клиентами компании», – говорит Любовь Чайкина, менеджер по работе с клиентами. Портал SharePoint используется в компании для совместной работы с документами и ведения общего календаря.

Было бы неправдой сказать, что все сотрудники сразу и с радостью восприняли нововведение. Однако личный пример руководителей и обучающие курсы для всех двадцати менеджеров «Империи кадров» помогли быстрому переходу на новые технологии, которыми в компании пользуются самостоятельно, без ИТ-специалистов. Участие консультантов ограничивается обновлением настроек в соответствии с новыми потребностями компании, и происходит обычно не чаще раза в месяц.

«Office 365 – это отличное решение для нашей небольшой компании. Мы поставили себе цель структурировать задачи сотрудников и упростить бизнес-процессы с помощью современных информационных технологий. И внедрение нового продукта полностью удовлетворило все наши потребности, решив ряд существовавших ранее проблем с ИТ», – говорит Сергей Зубарев.

После внедрения продукта каждый сотрудник клининговой компании получил возможность вести удобный календарь и отслеживать список своих задач. Руководство подчеркивает, что управление стало значительно более эффективным и прозрачным. Входящий в пакет сервис объединенных коммуникаций Microsoft Lync Online сделал обмен сообщениями и файлами простым и быстрым.

Office 365 помог «Империи кадров» организовать управление персоналом «в полях», объединить информацию о клиентах и сделать работу компании прозрачной для руководства. Новые технологии стали основой для дальнейшего роста бизнеса.

Узнайте больше о возможностях сервиса Office 365 здесь.