Как наладить корпоративную почту за 4 часа

Небольшие предприятия вынуждены сталкиваться с рядом объективных и субъективных сложностей на пути своего становления и развития. Как правило, малый бизнес должен выживать, имея ограниченные ресурсы и выдерживая жесткую конкуренцию со стороны крупных игроков. В таких условиях руководители часто вынуждены откладывать технологическое развитие, хотя и понимают его благотворную роль в повышении эффективности.

Выход есть

Одним из ключевых средств коммуникации бизнеса с партнерами и клиентами остается электронная почта, обойтись без нее сегодня невозможно. Главные требования к ней – оперативность, работа без сбоев, быстрое подключение новых сотрудников. А ведь в дополнение к базовым условиям так удобно иметь единую базу контактов для всех каналов связи, организовать «взаимодействие» почты и телефонов, как стационарных (к примеру, на почту могут приходить письма о пропущенных вызовах), так и сотовых (мобильный доступ к почте)! В идеале вдобавок хочется получить простой интерфейс управления: легко создавать новые почтовые ящики, выделять им необходимое количество памяти, настраивать права.

Но далеко не все компании могут позволить себе почтовый сервис современного уровня: покупка ПО, его внедрение и поддержка, привлечение ИТ-специалистов, – это зачастую дорого и сложно. Отдельный вопрос – трудности общения на языке ИТ. Вот и вынуждены компании СМБ обращаться к общедоступным сервисам, «заточенным» под личную переписку. Эти службы не отличаются удобством в работе и гибкостью, порой могут быть недоступны и, главное, никто не даст гарантий, что информация не будет потеряна или украдена. Есть и бесплатные поставщики облачной почты, где можно использовать свой почтовый домен. «Другой вопрос, удовлетворит ли бизнес ограниченный функционал, отсутствие поддержки, и каковы риски, когда с поставщиком сервиса нет ни договора, ни гарантий», – подчеркивает директор департамента информационных технологий компании «ЛанКей» Сергей Ерин.

Но это не значит, что для небольших компаний нет выхода. Широкое развитие получили почтовые сервисы для корпоративного сектора, которые можно приобрести как услугу у крупных российских и западных ИТ-компаний и оплачивать по мере использования. Такая модель позволяет всегда иметь последнюю версию почты со всеми современными возможностями, не тратиться на лицензии, внедрение и поддержку, получать безопасный продукт с гарантированной оплатой по факту потребления. Например, удобство почты как услуги ощутили сотрудники «Московского ювелирного завода». «Мы решили перевести почту и серверы на аутсорсинг, поскольку нет смысла выделять ресурсы на закупку дорогостоящего оборудования и лицензий, настройку и поддержку, когда можно получить готовый работающий сервис. Протестировав услуги ряда провайдеров, мы остановились на ActiveCloud by Softline», – отмечает Богдан Калиновский, директор по ИТ «Московского ювелирного завода».

«Как правило, инициатором использования современных ИТ-услуг является бизнес, который стремится переходить от затрат на покупку, развертывание и поддержку локальных решений на готовые сервисы с прогнозируемыми вложениями, – говорит Игорь Корман, генеральный директор «АктивХост РУ». – В последнее время мы видим значительное увеличение спроса на такие сервисы, в том числе на услуги корпоративной почты».

Сергей Ерин отмечает, что в сегменте СМБ спрос на подобные сервисы растет особенно быстро, так как экономия денежных средств является одним из ключевых параметров для небольших предприятий. «При этом компании хотят иметь те же инструменты для работы, что и лидеры рынка, особенно в плане базовых сервисов, коим является электронная почта», – подтверждает специалист.

Подключая услугу, руководитель получает продукт с самыми широкими возможностями. Так, благодаря удобному поиску не надо рыться в папках, выискивая нужный договор или письмо от клиента. Календарь позволяет планировать занятость, назначать встречи, напоминать о событиях. Кроме того, такая почта имеет дружественный интерфейс, отличается удобством форматирования и поддержкой корпоративного стиля компании.

Требования к поставщикам

Небольшой компании от почты нужны надежность, удобство и низкая цена. Хотя модель организации почтового сервиса по подписке относительно новая и значительно отличается от традиционных предложений, требования к ее поставщикам со стороны бизнеса в целом остаются традиционными. Как правило, заказчики доверяют провайдерам, имеющим опыт и являющимся партнерами компаний-производителей. Статус провайдера служит подтверждением уровня предлагаемого решения, квалификации технических специалистов и того, что продукт, что называется, «не сделан на коленке».

Важным фактором является соглашение об уровне доступности услуг и сроках реакции техподдержки, что предоставляет провайдер. Например, по сервисному контракту Microsoft гарантирует доступность своего сервиса Office 365 99,9% времени. Также документ регулирует ответственность поставщика за нарушение условий договора. Игорь Корман замечает, что у солидного поставщика параметры сервиса должны быть прописаны в договоре, а не присутствовать только в маркетинговых материалах. В числе ключевых требований к провайдеру почтового сервиса – наличие прозрачной системы подсчета стоимости.

По итогам работы за тот или иной период времени система должна автоматически выставлять счет за услуги, которыми воспользовалась компания. То есть бизнес хочет знать, сколько и за что он платит, а при необходимости быстро корректировать уровень расходов. Так, если сегодня почтой пользуется 10 сотрудников, а через неделю – только 8, руководитель компании должен быть уверен, что система не выставит ему счет за 10 человек по итогам месяца. Рассказывает Антон Золотуский, технический консультант компании SPAR: «Дополнительное удобство нашего почтового сервиса – его автоматическая организация. Это позволяет контролировать расходы и наш баланс».

Не последним по значимости фактором является техническая поддержка. Есть ли у провайдера почтовой услуги централизованная система приема заявок? Предусмотрен ли выделенный менеджер, который будет сопровождать систему? Возможно ли поменять продукт под конкретного потребителя? Этим вопросам необходимо уделить самое пристальное внимание при выборе почтового сервиса.

Функционал и особенности спроса

Почтовым сервисом должно быть удобно пользоваться, он должен поддерживаться всеми почтовыми клиентами и устройствами, которыми пользуется заказчик. Важным атрибутом современного менеджера является электронная почта в смартфоне и планшете.

Также необходимо понять, может ли почтовый сервис быть интегрирован с другими ИТ-системами и решениями, используемыми компанией, например, телефонией, службой каталогов или CRM-системой. Как правило, пользователи хотят иметь не просто почту, а еще и службу каталогов, элементарный файловый сервер. «В последнее время заказчики хотят получить не просто отдельный почтовый сервис, но целый пакет взаимосвязанных услуг. Например, очень удобно иметь единый список контактов в почте и телефоне, получать в почту информацию о пропущенных вызовах и голосовые сообщения, – рассказывает Сергей Ерин. – Заказчики, у которых есть своя собственная инфраструктура, почти всегда хотят, чтобы почта была интегрирована с их внутренней службой каталогов Active Directory, и у пользователя был единый вход во все корпоративные сервисы, включая почту».

С точки зрения спроса, многие компании привыкли вести почту в Outlook. В программе есть календари, контакты, задачи, общие папки, корпоративные адресные книги. И бизнес хочет всем этим пользоваться. Поэтому хорошие позиции на рынке почты в виде сервиса занимают решения на базе Microsoft Exchange.

Настоящее и будущее

Предприятия, которые уже ощутили преимущества почтовых сервисов, охотно рекомендуют услугу коллегам. Начальник отдела ИТ компании «Ленэнерго» Денис Стрельцов отмечает, что организация почтового сервиса Exchange на базе сервисов «ЛанКей» позволяет всегда оставаться на связи, оперативно принимать и отправлять документы сотрудниками, которые не всегда находятся в офисе, что очень важно при работе в той отрасли, которую представляет компания.

Для многих компаний важным фактором оказывается скорость организации сервиса. Рассказывает Антон Золотуский: «Вместе со специалистами Softline мы перенесли и наладили корпоративную почту Microsoft Exchange за 4 часа. Работы велись в рабочее время, и нам было критически важно быстро и без ошибок запустить сервис».

Участники рынка уверены, что почта как сервис будет активно использоваться небольшими компаниями. Благодаря таким решениям бизнес любого масштаба может получить возможности на уровне лидеров отрасли, которые раньше были недоступны. Уже мало у кого из специалистов остались сомнения в том, что в ближайшие 3–5 лет почти все малые и средние предприятия перейдут на сервисную модель.

Андрей Арсентьев

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3966